En entreprise, les réunions sont inévitables. Entre avantages et inconvénients, on fait le point RH sur les sur les solutions pour la rendre efficace.
Les réunions en entreprise, en quelques chiffres
- ¼ de celles-ci - seulement - aboutirait à une réelle prise de décision
- 57% des sondés consultent leurs mails pendant la réunion (Oh, mon client est rentré de vacances !)
- 22% avouent même surfer sur Internet pendant l’échange (Oh, un chat mignon qui joue avec un berger des shetlands)
- Pour finir de se faire peur, sachez que le temps passé en réunion serait de… 5 semaines, chaque année. 5 semaines. L’équivalent d’une semaine en randonnée dans les Pyrénées + un mois à Bali...*
À méditer… Alors, faut-il éliminer les réunions définitivement ou simplement les métamorphoser ?
RH : pourquoi faire une réunion ?
Les avantages de la réunion :
- Échanger de vive voix : Les réunions, c’est aussi le combat du réel contre le virtuel. Eh oui, les réunions permettent de privilégier les rapports humains plutôt que les mails envoyés à travers son écran.
- Fédérer : Bien organisée, une réunion peut permettre à tous (même les plus discrets) de s'exprimer. En termes de management, cela permet de donner de la valeur à chaque salarié à la même échelle, et de favoriser les échanges. Bon, ça vaut peut-être le coup de les conserver… Mais il s’agit surtout de les rendre plus productives.
Comment rendre une réunion efficace en entreprise ?
Nos solutions :
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Préparer la réunion en amont : Jeff Besos, boss d’Amazon, a révélé en 2012 à Fortune son astuce : il écrit une note en amont qui résume tous les objectifs de la réunion puis demande à son équipe de la lire, en silence. Ainsi, c'est seulement une fois que chacun a médité la question que la réunion peut débuter.
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Les réunions debout ou “stand-up meeting” : Michael Bloomberg, business man et ex-Maire de New York, raconte dans son livre comment il a réussi à instaurer dans sa boîte les réunions sans siège. Un moyen d’éviter l’effet soporifique des réunions ou vous rêvez de votre lit devant un Power Point ?
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Faire des réunions, en marchant : Linkedin et Facebook seraient adeptes des réunions “co-walking” ou “walk to walk”. Pour Jeff Weiner, à la tête de Linkedin, cette méthode permet d’éliminer les distractions. Le fait de sortir du cadre habituel, en laissant son smartphone et bloc notes, la marche et l’air frais favoriseraient la créativité et la réflexion. Alors, on s’y met ? Pour convaincre votre boss du bienfait des réunions en marchant, montrez-lui la conférence TED de Nilofer Merchant, qui a été vue plus de trois millions de fois.
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Faire un compte rendu accessible à tous : “Entr’up”, une start-up lyonnaise a développé un outil dans le but d’optimiser le temps passé en réunion. Il s’agit d’un “smart assistant” qui se synchronise avec votre agenda, organise vos réunions, relance les participants et partage des comptes rendus à la fin de la réunion. Ouf...
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Partir : Pour la petite anecdote, Elon Musk, co-fondateur et PDG de Tesla a une manière particulière de gérer les réunions. Si ses employés se sentent inutiles pendant une réunion, il leur conseille de tout simplement se lever, prendre leur ordinateur sous le bras, et… de quitter la pièce. Tout simplement. Selon lui, il n’y a pas de quoi rougir en admettant que nous n’avons aucune utilité à rester dans une réunion qui nous ferait tout simplement perdre notre temps (c'est ce qu'on fait chez E-TEAM)
Une réunion dure 1h09 en moyenne. Donc : trois épisodes de Friends, une séance de sport, vingt mails finalisés… Alors, si on optimisait ce temps précieux ?
* Étude réalisée par OpinionWay du 3 au 19 avril 2017 auprès de 1 012 salariés d'entreprises de 500 salariés et plus
